Политика конфиденциальности
Настоящая Политика конфиденциальности (далее — «Политика») определяет порядок обработки персональных данных пользователей платформы Optimera и действует в отношении данных, которые Общество с ограниченной ответственностью «Айти-Сити» получает при использовании сайта, поддоменов и сервисов Платформы.
Используя Платформу и/или регистрируясь на ней, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой. Согласие с Политикой (в том числе путём проставления соответствующей отметки при регистрации) означает согласие на обработку персональных данных на условиях, изложенных ниже.
---
1. ОПЕРАТОР ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «Айти-Сити»
ОГРН: 1114253003105
ИНН / КПП: 4253002091 / 425301001
Юридический адрес: 654054, Кемеровская область, г. Новокузнецк, ул. Новоселов, д. 35 - 67
E-mail для обращений по персональным данным: info@optimera.ru
Сайт: https://optimera.ru (включая поддомены *.optimera.ru)
---
2. ТЕРМИНЫ
2.1. Платформа — программно-аппаратный комплекс Optimera на домене optimera.ru и поддоменах, включая личный кабинет, AI-ассистентов и иные модули.
2.2. Пользователь / субъект персональных данных — физическое лицо, данные которого обрабатываются Оператором (в т.ч. представитель Заказчика, зарегистрировавшийся на Платформе, а также иные лица, чьи данные попали в Контент Заказчика).
2.3. Заказчик — лицо, заключившее договор с Оператором на условиях публичной оферты (ООО, ИП, самозанятый, иное лицо, использующее Платформу в профессиональных целях).
2.4. Контент Заказчика — аудио-/видеозаписи, файлы, тексты, метаданные встреч и результаты их обработки (транскрипты, саммари, протоколы, задачи и т.п.), загруженные, записанные или иным образом переданные Заказчиком через Платформу.
2.5. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу.
---
3. КАКИЕ ДАННЫЕ МЫ ОБРАБАТЫВАЕМ
3.1. Данные, которые вы указываете при регистрации и в профиле
- название компании;
- имя контакта;
- адрес электронной почты (email);
- иные сведения, которые вы добровольно указываете в Личном кабинете (при их наличии).
3.2. Данные об использовании Платформы
- сведения об Учётной записи, тарифе, лимитах, платежах (без хранения полных данных банковских карт);
- технические данные: IP-адрес, тип устройства и браузера, дата и время доступа, данные cookies и аналогичных технологий;
- данные журналов работы Сервисов (технические логи), необходимые для безопасности и поддержки.
3.3. Контент Заказчика
- файлы, загруженные Пользователем;
- записи, созданные непосредственно в приложении / интерфейсе Платформы (онлайн-запись);
- результаты обработки: транскрипты, саммари, протоколы, извлечённые задачи и иные материалы;
- в будущем — данные, поступающие через ботов / интеграции с сервисами видеоконференций (Zoom, Google Meet, Яндекс Телемост и т.п.), если такие функции будут подключены.
Контент может содержать персональные данные участников встреч (голос, изображение, ФИО, должности, высказывания и др.).
3.4. Данные платежей
Оплата принимается через интернет-эквайринг ЮKassa и/или путём выставления счетов юридическим лицам и ИП.
Оператор не хранит полные данные банковских карт. Обработку платёжных реквизитов осуществляет платёжный провайдер в соответствии с его правилами и законодательством РФ.
3.5. Данные, которые мы не стремимся собирать специально
Оператор не запрашивает специальные категории персональных данных (состояние здоровья, национальность, политические взгляды и т.п.). Если такие сведения окажутся в Контенте Заказчика, Заказчик самостоятельно несёт ответственность за законность их передачи.
---
4. ЦЕЛИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ
Оператор обрабатывает персональные данные в следующих целях и на следующих основаниях:
4.1. Регистрация, идентификация и предоставление доступа к Платформе (данные п. 3.1–3.2) — на основании договора (оферты) и согласия субъекта.
4.2. Оказание услуг Платформы: запись, транскрибация, анализ, формирование саммари и иные функции (данные п. 3.3) — на основании договора (оферты) и в порядке, указанном в разделе 5.
4.3. Расчёты, выставление счетов, формирование чеков и ведение бухгалтерского учёта (данные п. 3.1, 3.4) — на основании договора и исполнения требований законодательства.
4.4. Техподдержка, обеспечение безопасности и предотвращение злоупотреблений (данные п. 3.1–3.3) — на основании договора и законных интересов Оператора.
4.5. Улучшение качества Сервисов, в том числе агрегированная и техническая аналитика (данные п. 3.2) — на основании законных интересов Оператора и согласия в части cookies.
4.5.1. Оператор вправе использовать обезличенные и агрегированные сведения, не позволяющие прямо или косвенно определить конкретного Пользователя либо Заказчика, для анализа работы Платформы, повышения качества Сервисов, разработки новых функций и формирования статистических материалов.
4.6. Направление сервисных уведомлений (статус оплаты, лимиты, безопасность и т.п.) — на основании договора.
4.7. Направление рекламных и маркетинговых материалов о Платформе и сервисах Оператора (email, имя контакта, название компании) — на основании согласия, данного при регистрации (см. раздел 9).
4.8. Соблюдение требований законодательства РФ — в объёме данных, необходимом для исполнения соответствующих обязанностей.
---
5. КОНТЕНТ ЗАКАЗЧИКА: РОЛИ СТОРОН
5.1. В отношении данных Учётной записи, платежей, cookies и обращений в поддержку Оператор обрабатывает персональные данные как оператор (самостоятельно определяет цели и средства обработки).
5.2. В отношении Контента Заказчика (записи встреч, файлы, персональные данные участников внутри записей и результатов обработки):
- Заказчик самостоятельно определяет цели обработки таких данных и обеспечивает наличие правовых оснований для их передачи на Платформу (включая информирование / согласия участников встречи, если это требуется);
- Оператор обрабатывает Контент Заказчика для исполнения договора на оказание услуг Платформы (транскрибация, анализ, хранение в ЛК, техподдержка, обеспечение работоспособности и безопасности).
5.2.1. Если иное прямо не согласовано с Заказчиком в письменной форме либо посредством функциональности Платформы, Контент Заказчика, результаты его обработки и содержащиеся в них персональные данные не используются Оператором для обучения, дообучения или улучшения моделей искусственного интеллекта.
5.3. Заказчик гарантирует, что вправе передавать Контент на обработку. Оператор не обязан проверять содержание каждой записи, но вправе ограничить обработку при выявлении явных нарушений закона или Оферты.
5.4. При появлении мультидоступа (несколько пользователей в рамках одного аккаунта / команды) администратор Учётной записи Заказчика отвечает за законность приглашения пользователей и объём их прав доступа к Контенту.
---
6. ГДЕ ХРАНЯТСЯ ДАННЫЕ И КАК ОБРАБАТЫВАЮТСЯ
6.1. Основные серверы и инфраструктура Платформы размещаются на территории Российской Федерации.
6.2. Обработка Контента с использованием моделей искусственного интеллекта по умолчанию выполняется на локальной инфраструктуре Оператора (серверное оборудование Оператора / контролируемая серверная инфраструктура в РФ), без передачи Контента на сторонние облачные LLM «по умолчанию».
6.3. Оператор применяет организационные и технические меры защиты: разграничение доступа, учётные записи, резервное копирование, защищённые каналы связи, журналирование значимых событий — в объёме, соответствующем характеру обрабатываемых данных.
6.3.1. Доступ к персональным данным предоставляется только работникам и лицам, привлечённым Оператором к исполнению своих обязанностей, которым такой доступ необходим для выполнения служебных или договорных функций и предоставляется в объёме, необходимом для достижения соответствующих целей обработки.
6.4. Действия с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение — автоматизированным и/или смешанным способом.
---
7. ПЕРЕДАЧА ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ
7.1. Оператор может передавать персональные данные (в необходимом объёме) следующим категориям получателей:
- платёжному провайдеру ЮKassa — для приёма оплаты, возвратов и антифрод-проверок;
- хостинг- и инфраструктурным подрядчикам в РФ — для размещения и сопровождения серверов (если такие подрядчики привлекаются);
- сервисам аналитики и рекламы (Яндекс.Метрика, пиксель VK) — для статистики посещений, улучшения сайта и рекламных измерений;
- банкам, государственным органам и судам — в случаях и объёме, предусмотренных законодательством РФ и/или необходимых для расчётов;
- иным подрядчикам (техподдержка, email-рассылки, ЭДО и т.п.) — только в объёме, нужном для исполнения договора, на условиях конфиденциальности.
7.1.1. Оператор вправе поручать обработку персональных данных третьим лицам (обработчикам персональных данных) на основании заключённых договоров, предусматривающих обязательства по соблюдению конфиденциальности, требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и применению необходимых мер защиты персональных данных. Такие лица осуществляют обработку персональных данных исключительно в объёме и для целей, определённых Оператором.
7.2. Оператор не продаёт персональные данные третьим лицам.
---
8. ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА
8.1. По умолчанию Оператор не осуществляет трансграничную передачу Контента Заказчика: обработка выполняется на инфраструктуре в РФ, в т.ч. с использованием локальной модели.
8.2. В отдельных случаях трансграничная передача персональных данных может потребоваться (например, при использовании отдельных инфраструктурных, платёжных, аналитических или иных сервисов, серверы / операторы которых находятся за пределами РФ, либо при подключении в будущем внешних ASR/LLM API).
8.3. Если такая передача будет осуществляться, Оператор:
- обеспечит наличие правовых оснований, предусмотренных 152-ФЗ;
- при необходимости выполнит установленные законом процедуры (в т.ч. связанные с передачей в страны, не обеспечивающие адекватную защиту);
- по возможности отразит актуальный перечень категорий получателей в настоящей Политике или на Сайте.
8.4. Пользователь уведомлён, что отдельные технические и маркетинговые сервисы (в т.ч. аналитика/рекламные пиксели) могут предполагать обработку данных с участием инфраструктуры вне РФ — в объёме, определяемом политиками соответствующих сервисов (Яндекс, VK и др.).
---
9. РЕКЛАМА И МАРКЕТИНГОВЫЕ РАССЫЛКИ
9.1. При регистрации на Платформе Пользователь проставляет отметку (чек-бокс) о согласии с настоящей Политикой и условиями Оферты.
Такое согласие включает согласие на получение рекламных и маркетинговых материалов Оператора (новости Платформы, обновления функций, специальные предложения, полезная информация о продуктах Optimera) на указанный email и/или иными доступными каналами связи, указанными Пользователем.
9.2. Пользователь вправе в любой момент отозвать согласие на рекламные/маркетинговые сообщения:
- перейдя по ссылке «Отписаться» в письме; и/или
- направив запрос на info@optimera.ru.
9.3. Отзыв согласия на маркетинг не влияет на направление сервисных сообщений, необходимых для исполнения договора (оплата, безопасность, изменение тарифа, важные уведомления по Учётной записи).
---
10. COOKIES, ЯНДЕКС.МЕТРИКА И ПИКСЕЛЬ VK
10.1. Платформа использует файлы cookies и аналогичные технологии для:
- работы авторизации и Личного кабинета (необходимые cookies);
- запоминания настроек;
- сбора статистики посещаемости и поведения на сайте (**Яндекс.Метрика**);
- рекламных измерений и ретаргетинга (**пиксель VK**).
10.2. Продолжая использовать Сайт с включёнными cookies в браузере и/или давая согласие через баннер cookies (если он размещён), Пользователь соглашается на использование указанных технологий в объёме настоящей Политики.
10.3. Пользователь может ограничить cookies в настройках браузера. Отключение части cookies может ухудшить работу Платформы.
10.4. Обработка данных сервисами Яндекс и VK осуществляется также в соответствии с их собственными политиками конфиденциальности.
---
11. СРОКИ ХРАНЕНИЯ
11.1. Данные Учётной записи хранятся, пока аккаунт активен.
11.2. Контент Заказчика (записи, транскрипты, саммари и иные результаты обработки) хранится, пока аккаунт активен, либо до удаления Пользователем/Заказчиком в Личном кабинете.
11.3. После удаления аккаунта или обоснованного запроса на удаление Оператор удаляет либо обезличивает соответствующие данные из рабочих контуров в срок до 90 (девяноста) календарных дней (за исключением резервных копий с циклом перезаписи).
11.4. Данные расчётов и первичные учётные документы хранятся в сроки, установленные законодательством РФ о бухгалтерском и налоговом учёте.
11.5. Технические логи, как правило, хранятся до 12 месяцев, если более длительный срок не требуется для обеспечения безопасности или разбирательства инцидента.
11.6. Данные, обрабатываемые на основании согласия на маркетинг, хранятся до отзыва такого согласия.
11.7. По истечении указанных сроков данные уничтожаются или обезличиваются, если иное не требуется законом.
---
12. ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Вы вправе:
1. получить сведения об обработке ваших персональных данных;
2. требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, незаконно полученные или не нужны для заявленной цели;
3. отозвать согласие на обработку (если обработка основана на согласии), в т.ч. на маркетинг;
4. обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд;
5. реализовать иные права, предусмотренные 152-ФЗ.
Запросы направляйте на info@optimera.ru. Оператор вправе запросить данные, достаточные для идентификации заявителя. Срок ответа — в пределах, установленных 152-ФЗ (как правило, до 10 рабочих дней с возможностью продления в предусмотренных законом случаях).
Если запрос касается Контента, загруженного Заказчиком (например, запись совещания с вашим участием), Оператор может перенаправить обращение Заказчику как лицу, определившему цели обработки такого Контента, и/или выполнить действия в рамках договора с Заказчиком.
---
13. ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ / ЗАКАЗЧИКА
- предоставлять достоверные данные при регистрации;
- не передавать доступ к Учётной записи посторонним (кроме пользователей, уполномоченных в рамках мультидоступа);
- информировать участников встреч о записи/транскрибации и получать необходимые согласия, если это требуется;
- обеспечивать наличие предусмотренных законодательством Российской Федерации правовых оснований для передачи персональных данных и Контента на обработку через Платформу, включая информирование участников встреч, получение необходимых согласий и выполнение иных обязательных требований законодательства;
- не загружать незаконный контент и данные, на обработку которых нет оснований.
- обеспечивать конфиденциальность логина, пароля, токенов доступа, API-ключей и иных средств аутентификации, используемых для доступа к Платформе, а также незамедлительно уведомлять Оператора при возникновении подозрений на их компрометацию или несанкционированный доступ к Учётной записи.
---
14. ДЕТИ
Платформа не предназначена для лиц младше 18 лет и не ориентирована на сбор данных несовершеннолетних. Если вам стало известно, что данные ребёнка обработаны без законных оснований, сообщите на info@optimera.ru.
---
15. ИЗМЕНЕНИЕ ПОЛИТИКИ
Оператор вправе обновлять Политику. Новая редакция публикуется на Сайте с указанием даты. Продолжение использования Платформы после публикации означает принятие новой редакции, если иное не требуется законом или не указано в уведомлении.
Актуальная версия всегда доступна по адресу: https://optimera.ru/privacy
---
16. КОНТАКТЫ
По всем вопросам обработки персональных данных:
ООО «Айти-Сити»
654054, Кемеровская область, г. Новокузнецк, ул. Новоселов, д. 35, кв. 67