Как парикмахеру запоминать стрижки, окрашивания и пожелания клиентов

К вам записалась клиентка и попросила сделать окрашивание точно как в прошлый раз. Вы прекрасно помните саму клиентку, помните, что результат ей понравился. Но какой краситель использовали, в каких пропорциях смешивали оттенки и сколько держали состав? За последние два месяца через ваши руки прошли десятки людей. Вспомнить всё до мелочей практически невозможно.

Или постоянный клиент приходит на стрижку и говорит: «Как обычно, только сверху чуть покороче». А вы помните его лицо, но совершенно не помните, какой насадкой работали в прошлый раз. Уточнять каждый раз неудобно, а ошибиться с длиной ещё хуже.

Для таких случаев и нужна карточка клиента парикмахера. В ней можно хранить историю стрижек, формулы окрашивания, использованные материалы и личные пожелания. Причём сегодня необязательно вести бумажную картотеку или заполнять десятки полей в специальной программе.

Зачем парикмахеру записывать историю каждого клиента?

Пока клиентов немного, кажется, что всех легко запомнить. Особенно если люди ходят регулярно. Но со временем подробности начинают смешиваться.

Один мужчина любит короткие виски, но просит не трогать длину сверху. Другой, наоборот, предпочитает плавный переход и совсем не любит филировку. У одной клиентки волосы плохо держат холодный оттенок, а другая после прошлого окрашивания попросила в следующий раз сделать цвет теплее.

Это небольшие детали, но именно от них зависит, насколько человек останется доволен результатом.

Например, после стрижки клиент замечает: «Всё хорошо, только в следующий раз не снимайте столько на затылке». Если вы запишете это замечание, при следующем визите сможете его учесть. Если нет — через два месяца разговор вполне может повториться.

Хорошая история клиентов парикмахера помогает не только вспомнить предыдущую услугу, но и понять, что клиенту понравилось, что не понравилось и какие изменения вы уже пробовали.

Что записывать в карточку клиента?

Не нужно превращать каждую стрижку в подробный отчёт на несколько страниц. Достаточно сохранить то, что действительно поможет при следующем посещении.

• Дата и выполненная услуга. Например: 12 октября, мужская стрижка, машинка и ножницы.

• Техника и параметры. Насадки, длина, форма, особенности перехода, пожелания по чёлке и вискам.

• Красители и составы. Бренд, номера оттенков, фактические количества, окислитель, пропорции и время выдержки.

• Особенности волос. Исходный цвет, состояние, предыдущие окрашивания и другие сведения, влияющие на работу.

• Результат и замечания. Что получилось хорошо, что клиент попросил изменить и на что обратить внимание в следующий раз.

Для обычной мужской стрижки запись может выглядеть так:

Алексей, 18 октября. Виски и затылок — насадка 6 мм, плавный переход. Сверху ножницами, оставили примерно 3 см. Чёлку не укорачивать сильно. В прошлый раз делали виски 3 мм — сказал, что получилось слишком коротко.

В следующий раз не придётся восстанавливать всё по памяти. Откроете запись и сразу увидите, что делали и что лучше не повторять.

Как хранить формулы окрашивания клиентов?

Для колориста записи особенно важны. Небольшое отличие в составе, исходном состоянии волос или времени выдержки может заметно изменить результат.

Представим, что клиентка несколько месяцев добивалась нужного холодного оттенка. Наконец подобрали сочетание красителей, результат понравился. Если не сохранить формулу, при следующем визите придётся снова вспоминать пропорции и экспериментировать.

Поэтому в истории окрашивания полезно указывать не просто «покрасили в русый», а точные данные: марку красителя, номера оттенков, количество каждого компонента, использованный окислитель, зону нанесения и фактическую выдержку.

Также стоит записывать исходное состояние волос и результат. Например:

Светлана, 20 октября. Окрашивание корней и тонирование длины. Исходная база у корней — 6 уровень, седина заметна у висков. Формулы корней и длины записаны отдельно с брендами, граммовками и окислителями. Результат понравился, но клиентка попросила в следующий раз чуть меньше холодного оттенка у лица.

Такая заметка полезнее, чем одна фотография результата. На фотографии видно цвет, но не видно, какими материалами и действиями его получили.

При этом старая формула не означает, что её обязательно нужно повторить без изменений. Волосы могли отрасти, состояние длины изменилось, клиентка могла использовать другие средства. Перед новым окрашиванием всё равно нужно оценить текущую ситуацию и соблюдать требования производителя.

Где удобнее вести базу клиентов парикмахера?

Бумажный блокнот

Самый простой вариант. После визита открыли страницу и записали, что сделали. Никаких программ и регистраций.

Но со временем начинаются проблемы с поиском. Если клиентка была полгода назад, а имя распространённое, придётся листать записи. Кроме того, блокнот можно забыть дома или потерять.

Заметки в телефоне и таблицы

Можно создать отдельную заметку для каждого человека или вести таблицу с датами и услугами. Для частного мастера с небольшой клиентской базой это вполне рабочий способ.

Главное — придерживаться единого формата. Если в одной заметке клиент записан по имени, в другой по фамилии, а в третьей как «девушка с длинными волосами», искать нужную информацию будет трудно.

В таблицах удобно учитывать даты и услуги, но большие описания окрашиваний, особенностей волос и пожеланий читать уже менее удобно.

CRM для салона красоты

Специализированные программы позволяют вести электронные карточки клиентов, историю посещений, расписание мастеров, платежи и другие данные.

Это особенно удобно, если в салоне несколько сотрудников и администратор ведёт общую запись. Перед визитом мастер может посмотреть историю клиента в той же системе, где находится расписание.

Но если вы работаете самостоятельно и вам нужно прежде всего помнить, что делали каждому человеку, большая CRM может оказаться избыточной. Не всем нужны складской учёт, расчёт зарплаты и сложная аналитика.

А можно просто записывать всё голосом?

Можно использовать и такой подход. Например, клиент ушёл, вы закончили уборку рабочего места и за минуту надиктовали, что делали.

Сегодня приходил Андрей. Стригли как обычно, но виски оставили немного длиннее. Насадка 9 миллиметров, сверху ножницами. Попросил в следующий раз не убирать объём на макушке.

Говорить обычно проще, чем заполнять большую карточку с множеством полей. Особенно после сложного окрашивания, когда хочется записать сразу несколько технических деталей.

Правда, цифры, артикулы и названия красителей при голосовом вводе нужно проверять. Система распознавания речи может перепутать похожие номера оттенков или неправильно записать название бренда.

Как находить историю клиента с помощью ИИ?

Самое интересное начинается, когда ваши записи умеет читать нейросеть.

В обычной системе вы ищете карточку, открываете историю посещений и просматриваете заметки. В базе знаний с ИИ можно задать вопрос:

Как я стриг Андрея в прошлый раз и что он просил изменить?

Система ищет информацию по смыслу и собирает ответ из сохранённых записей. Например, сообщит, какая использовалась насадка, какую длину оставляли сверху и какие пожелания клиент высказал после стрижки.

Другой пример — вопрос колориста:

Какой состав я использовала для Светланы при последнем окрашивании и что ей не понравилось?

Если эти сведения были внесены, ИИ поможет быстро их найти. Не нужно просматривать всю историю вручную.

Но есть нюанс: если у вас три клиентки с одинаковым именем, одного имени недостаточно. Поэтому важно записывать людей так, чтобы их можно было однозначно различать, например по внутреннему номеру клиента.

Что делать с персональными данными клиентов?

Имя, телефон, история посещений и другие сведения об определяемом человеке могут относиться к персональным данным. Поэтому клиентскую базу нельзя вести по принципу «запишу всё, что узнал о человеке».

В России действует Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». Для профессионального ведения клиентской базы необходимо определить законное основание обработки, обеспечить защиту информации и не собирать лишнего.

Например, для истории стрижек обычно достаточно внутреннего идентификатора, даты и рабочих заметок. Не стоит добавлять подробности личной жизни, медицинские сведения или другую информацию, не нужную для выполнения услуги. Данные о здоровье требуют особенно внимательного отношения.

При использовании облачного сервиса проверьте условия хранения и обработки данных. Если правомерность передачи конкретных клиентских сведений не обеспечена, такие сведения в сервис загружать не следует.

Как вести историю клиентов в Оптимере?

В базе знаний Оптимеры можно сохранять рабочие заметки обычным текстом или голосом, а потом находить информацию через чат с искусственным интеллектом.

Например, после стрижки вы записали, какие насадки использовали и что попросил клиент. Через два месяца задаёте вопрос по сохранённой истории — и система ищет подходящую запись.

Этот же подход можно использовать для хранения формул окрашивания, замечаний после процедур и личных профессиональных наработок. Необязательно оформлять каждую заметку как большую инструкцию.

Однако Оптимера — не специализированная CRM для салона. База знаний предназначена для сохранения и поиска информации, а не для управления онлайн-записью, кассой или рассылками клиентам. Если эти функции нужны, лучше использовать профильную программу, а базу знаний рассматривать как дополнительный инструмент.

И, конечно, если важную деталь вы забыли записать, ИИ не сможет достоверно восстановить её сам. Поэтому лучше вносить информацию сразу после визита, пока всё свежо в памяти.

С чего начать?

Необязательно сразу переносить всю историю клиентов. Начните с тех, кто приходит регулярно, и с услуг, где особенно важны технические детали.

После следующей стрижки или окрашивания потратьте минуту на короткую запись: что делали, чем пользовались, что понравилось и что нужно учесть в будущем.

Попробовать такой формат хранения профессиональных заметок можно в Оптимере. Постепенно у вас появится собственная база знаний, к которой можно обратиться перед следующей работой — вместо того чтобы пытаться вспомнить всё самостоятельно.